توانایی شما در مدیریت زمان، به عنوان صاحب یک کسب و کار به اندازه هر کار دیگری، تعیین‌کننده موفقیت یا شکستتان است. زمان، منبعی ضروری و غیرقابل جایگزین برای موفقیت است. هر کاری که باید انجام دهید، نیازمند زمان است و هر چه از زمان خود بهتر استفاده کنید، موفق‌تر خواهید بود و پاداش‌های بزرگتری دریافت خواهید کرد. مدیریت زمان، برای برخورداری از حداکثر سلامتی و بهره‌وری شخصی حیاتی است. با استفاده از روش‌های ارائه شده در این مقاله می‌توانید درهر روز کاری، خروجی و بهره‌وری خود را دو برابر کنید.
برنامه های مکتوب تهیه کنید
همه صاحبان کسب و کارهای موفق، برنامه‌ریزان خوبی هستند. آن‌ها فهرست‌ها و ریز‌فهرست‌هایی برای دستیابی به هر هدف بزرگ و کوچک دارند. هرگاه پروژه جدیدی به آن‌ها محول می‌شود، زمانی را به تفکر دقیق درباره آن اختصاص می‌دهند تا ببینند می‌خواهند چه کاری انجام دهند و سپس فهرست منظمی از همه گام‌های لازم برای تکمیل پروژه را می‌نویسند.
هر دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌شود، باعث 10 دقیقه صرفه‌جویی در زمان اجرا می‌شود. زمانی را که پیش از آغاز کار، به تفکر روی کاغذ اختصاص می‌دهید، باعث افزایش انرژی شخصی به میزان 1000 درصد می‌شود، زیرا در ازای هر یک دقیقه سرمایه‌گذاری در برنامه‌ریزی قبلی برای کار، 10 دقیقه صرفه‌جویی می‌کنید.
فهرستی از کارهای روزانه تهیه کنید
شاید نیرومندترین ابزار مدیریت زمان، تهیه فهرستی از کارهای روزانه باشد تا از آن به عنوان دستور کار روزتان استفاده کنید. همه مدیران زمان موفق روی کاغذفکر می‌کنند و بر اساس فهرست روزانه کارها عمل می‌کنند. مدیران موثر، مثل خلبانی که قبل ازهر پرواز چک لیست خود را کنترل میکند، قبل از شروع روز، چند دقیقه را به نوشتن فهرست کارهای روزانه اختصاص می‌دهند.
بهترین زمان تهیه فهرست، شب قبل است تا ذهن ناخودآگاهتان هنگام خواب بتواند روی فهرست کار کند. وقتی صبح بیدار می‌شوید، اغلب ایده‌ها و دیدگاه‌هایی در ذهن دارید که برای دستیابی به مهم‌ترین اهداف فهرست به شما کمک میکند.
-
مقالات مرتبط : چهار روش بازاریابی موفق
بهتر بخوابید
بعضی افراد شب‌ها بسیار بد می‌خوابند زیرا نگران فراموش کردن کارهایی هستند که روز بعد باید انجام دهند. اگر قبل از خواب فهرستی تهیه کنید و همه برنامه‌های خود برای روز کاری بعد را بنویسید، بسیار بهتر می‌خوابید و سرحال‌تر از خواب بیدار می‌شوید.
طبق نظر متخصصین مدیریت زمان، تهیه فهرستی از کارهای روزانه حدود 12 دقیقه طول می‌کشد. اما این فهرست با افزایش بهره‌وری باعث صرفه‌جویی 10 برابری در وقت می‌شود. 12 دقیقه‌ای که صرف تهیه فهرست روزانه می‌شود، بازپرداخت 120 دقیقه‌ای یا افزایش بهره‌وری دو ساعته را برایتان به همراه دارد.
روش الف.ب.پ.ت.ث
وقتی فهرستی ازهمه کارهای روز بعد تهیه کردید، آن را با استفاده از روش الف.ب.پ.ت.ث سازماندهی کنید. مهم‌ترین واژه در مدیریت زمان، عواقب است. اهمیت هر کاری بر اساس عواقب احتمالی انجام دادن یا ندادنش تعیین می‌شود. وقتی اولویت‌هایی برای خود تعیین می‌کنید، هر کاری را با این اصل بسنجید و همیشه کاری را در اولویت قرار دهید که بزرگترین عواقب را دارد. اینجاست که روش الف.ب.پ.ت.ث بسیار مفید خواهد بود.
کارتان را برنامه ریزی کنید و روی برنامه تان کار کنید
هرگز کاری را که در فهرست ثبت نشده، انجام ندهید. اگر کار یا پروژه جدیدی پیش آمد، آن را در فهرست بنویسید و قبل از شروع کار روی آن، اولویتی برایش تعیین کنید. اگر ایده‌ها و کارهای جدید را ننویسید و در عوض به تقاضاهای بی‌وقفه برای گرفتن وقتتان واکنش و پاسخ دهید، به سرعت کنترل روز خود را از دست داده و در نهایت می‌بینید که اکثر وقتتان را برای کارهای کم‌ارزش و بی‌ارزش هدر داده‌اید.
هر سیستم مدیریت زمانی، بهتر از این است که اصلا سیستم مدیریت زمان نداشته باشید. اپلیکیشن‌های زیادی برای گوشی‌های همراه وجود دارد که امکان مدیریت زمان را برایتان فراهم می‌آورد. همچنین سیستم‌های مدیریت زمانی وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را بر کامپیوتر خود نصب کنید. می‌توانید یک سیستم مدیریت زمان مکتوب را با خود حمل کرده و آن را مدام به‌روز کنید.
-
مقالات مرتبط : جذب حرفه ای مشتریان
اتلاف زمان کارها را خراب میکند
موسسه رابرت َهف اینترنشنال، تخمین می‌زند که 50 درصد زمان کار صرف کارهایی که هیچ فایده‌ای برای کسب‌وکار ندارند، می شود. هر فردی مخلوق عادات است. افراد موثر عادات خوبی برای خود ایجاد کرده و آن‌ها را به ارباب خود تبدیل می‌کنند. افراد غیرموثر تصادفا عادات بدی برای خود ایجاد می‌کنند و سپس همان عادات بد کنترل زندگی‌شان را در دست می‌گیرد.
بسیاری از افراد عادت دارند به محض رسیدن سرکار به کارهای وقت تلف‌کن، کم‌ارزش و بی‌ارزش بپردازند. آن‌ها به محض رسیدن به محل کار، کسی را پیدا می‌کنند تا با او گپ بزنند، روزنامه بخوانند، ایمیلشان را چک کنند، چای بنوشند و در تمام طول روز وقت تلف کنند. اما هر کاری را که مدام انجام دهید، به زودی به عادت تبدیل می‌شود. متاسفانه اکثریت بزرگی از افراد شاغل عادت دارند قسمت اعظم وقتشان را برای انجام کارهایی هدر دهند که هیچ کمکی به کسب وکار یا شغلشان نمی‌کند. اجازه ندهید این اتفاق برای شما هم بیفتد.
قاطعانه تمرکز کنید
تمرکز و فقط پرداختن به یک کار از الزامات مهم دستیابی به موفقیت‌های بزرگ است. تمرکز یعنی وقتی کار روی مهم‌ترین وظیفه‌تان را شروع کردید، تصمیم بگیرید که آن را با پشتکار و بدون انحراف و حواس‌پرتی انجام دهید. توانایی شما برای تمرکز قاطعانه، بر مهم‌ترین نوع استفاده از زمانتان، الزام شماره یک برای موفقیت است. باهوشمندی، توانایی و خلاقیت می‌توانید به همه الزامات دیگر دست یابید، اما اگر در یک زمان نتوانید روی یک کار خاص تمرکز کنید، نمی‌توانید موفق شوید.
باید کارهای مهم را اول انجام دهید، در هر زمان یک کار انجام دهید و کارهای نه چندان مهم را اصلا انجام ندهید. اگر نتوانید خود را موظف کنید تا قاطعانه تمرکز کنید، همیشه مشغول کار بر وظایف کم اولویت خواهید بود. همیشه زمان لازم را برای اولویت‌های مهم‌تان در نظر بگیرید. زمان لازم برای انجام آن کار را تجسم کنید و سپس 30 درصد آن زمان را به عنوان حاشیه اطمینان به زمان اصلی اضافه کنید تا مزاحمت‌ها، فوریت‌ها و مسئولیت‌های غیرمنتظره را نیز لحاظ کرده باشید.
از چندکاری اجتناب کنید
امروزه بحث‌های زیادی پیرامون مفهوم چندکاری مطرح است. بعضی افراد فکر می‌کنند توانایی انجام چند کار همزمان و با بهره‌وری بسیار بالا را دارند. اکنون مطالعات ثابت کرده که این عقیده کاملا اشتباه است. آنچه کارشناسان دریافته‌اند این است که چندکاری در واقع “تغییر کار” است.
حقیقت این است که در یک زمان فقط می‌توانید یک کار را انجام دهید. اگر کاری را متوقف کرده و سراغ کار دیگری بروید، باید تمام توجه و انرژی خود را به کار جدید معطوف کنید. وقتی به کار قبلی باز می‌گردید، صرفا محور توجه خود را عوض کرده‌اید، درست مثل اینکه پرتو نور را از یک هدف روی هدفی دیگر بیندازید. سپس باید قبل از شروع مجدد کار قبلی، خود را به شرایط مطلوب برسانید.
-
مقالات مرتبط : هفت حوزه کلیدی در فروش موفق
اگر زمان زیادی را صرف فرآیند فروش محصول می کنید؟!
وب از تو این مشکل را حل کرده 🙂
وب از تو با خودکار کردن روند فروش، کمک بزرگی در مدیریت زمان به صاحبان کسب و کار می کند. پاسخگویی به مشتریان، زمان زیادی را از صاحبان کسب وکار می گیرد که جبران ناپذیر است. با استفاده از وب سایت های اختصاصی، که وب از تو در اختیار شما قرار می دهد به راحتی می توانید روند فروش خود را خودکار کرده و بدون صرف زمان و هزینه زیاد، فرایند فروش را برای خود و مشتریانتان بهینه کنید.
برای اطلاعات بیشتر به webazto.ir مراجعه کنید.